Wil je weten wie de UBO's van jouw organisatie zijn? Dit bepaal je als organisatie zelf; KVK adviseert hier niet in. De KVK biedt je wél informatie over hoe je bepaalt wie de UBO's van je organisatie zijn:
- UBO's bepalen van een bv, nv, Europese nv of Europese cv
- UBO's bepalen van een stichting
- UBO's bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
- UBO's bepalen van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij
2. Waarom een UBO-register?
Het UBO-register draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet.
Het register komt voort uit Europese regelgeving. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.
3. Moet ik UBO's inschrijven?
Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO's inschrijven. Deze organisaties hebben hier tot 27 maart 2022 de tijd voor. Als ze op 27 maart 2022 de UBO's van hun organisaties niet hebben ingeschreven zijn ze in overtreding. Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert hierop. Organisaties kunnen dan bijvoorbeeld een geldboete of een taakstraf krijgen.
Of jij ook UBO's in moet schrijven hangt af van de rechtsvorm van je organisatie.
Déze organisaties moeten UBO's inschrijven
Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan ben je verplicht om UBO's in te schrijven:
- niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- stichtingen
- verenigingen:
- met volledige rechtsbevoegdheid
- met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
Ook Kerkgenootschappen zijn verplicht UBO's in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.
Welke organisaties hoeven geen UBO's in te schrijven?
Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan hoef je geen UBO's in te schrijven:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
- verenigingen van eigenaars
- rechtspersonen in oprichting
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)
Buitenlandse rechtspersonen
Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') hoeven geen UBO's in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.
4. UBO's inschrijven: hoe werkt dat?
Heb je een bestaande organisatie?
Schrijf je UBO's in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.
Heb je een nieuwe organisatie?
Je schrijft je startende organisatie en de UBO's daarvan in tijdens het registreren aan de balie bij KVK, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren (pdf's). Je kunt de UBO's van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.
De documenten die je nodig hebt bij het inschrijven van UBO's
KVK biedt je informatie over welke documenten je nodig hebt om het belang van de UBO's in je organisatie aan te tonen:
- Documenten waaruit het belang van de UBO's van een bv, nv, Europese nv of Europese cv blijkt
- Documenten waaruit het belang van de UBO's van een stichting blijkt
- Documenten waaruit het belang van de UBO's van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij blijkt
- Documenten waaruit het belang van de UBO's van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij blijkt
5. Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO's bekijken?
KVK gaat zorgvuldig om met de gegevens van UBO's. Ze verwerken deze gegevens volgens de richtlijnen van de AVG.
Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:
- voor- en achternaam
- geboortemaand en geboortejaar
- nationaliteit
- woonland
- het belang dat een UBO in een organisatie heeft
UBO-gegevens inzien
Wil je de UBO-gegevens van een organisatie inzien? Bestel dan online een KVK uittreksel UBO-register. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register is ook te bestellen via KVK Dataservice.
Niet openbaar
Een deel van de UBO-gegevens , zoals geboorteplaats, geboortedag en woonadres, is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten - zoals het Openbaar Ministerie - mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.
Afgeschermde persoonsgegevens van UBO's
Als een UBO minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, dan kunnen de persoonsgegevens afgeschermd worden. In het KVK uittreksel UBO-register staan dan alleen het belang en de omvang van het belang van deze UBO. Wwft-instellingen met een financiële taak en bevoegde autoriteiten kunnen de afgeschermde gegevens wel blijven inzien, ondanks de afscherming.
Bron: KVK
